一、总则
为加强本部门档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为学院发展服务，特制定本制度。
二、文件材料的收集管理
本部门指定专人负责文件材料的管理。
三、归档范围
1.重要的会议和活动材料，包括会议和活动的通知、报告、总结、典型发言、会议记录等。
2.本部门与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
3.国家级、省级、市级、院级方面的重要文件材料。
4.反映本部门和学院重要活动的简报、照片、录音、录像等。
5.购买金额超过两万元以上物品的说明书。
6.本部门的物品统计资料。
四、归档要求
1.按年度时间顺序整理文件材料。
2.每个档案盒里的目录档案管理人员电脑里都应该备份保存，而且内容必须完全一致，目录里需将各项内容逐一填写完整、清楚。3.收集的文件材料等需规范格式，文章标题要求是方正小标宋简体二号字，一级项目是三号黑体字，二级项目是三号楷体字，三级项目是三号仿宋加粗字，正文是三号仿宋字。
五、档案管理人员职责
1.按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2.按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
3.工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护本部门档案的完整与安全。
六、档案借阅的注意事项
1.档案只有本学院的教职工可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管领导批准后，方可借阅。
2.档案借阅的最长期限为两周；一般情况不准借阅原件资料，可以借阅复印件；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报主管领导处理。
3.必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，并追究相关人员的责任。
4.不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。
5.必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
6.不准转借，必须专人专用。
7.用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
本制度自颁布之日起执行
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信息网络中心
2013-5-7
